NATIVE

Krajnje je vrijeme da svoje poslovanje uvedete u 21. stoljeće. Donosimo vam know how i iskustvo stručnjaka koji je svoje uredsko poslovanje uspješno prebacio u virtualni svijet

PPoslovna komunikacija kakvu smo dosad prakticirali nedvojbeno se promijenila zbog niza faktora. Klasičan način uredskog poslovanja napušta se u sve većoj mjeri, dok se fizički uredi zamjenjuju virtualnima. Ova je nova stvarnost čak i najveće nevjernike u digitalnu revoluciju preko noći natjerala na korjenite promjene. A postoji li još uvijek netko tko se drži starog plota, krajnje je vrijeme da zajaši val novog virtualnog uredskog poslovanja.

No, nećemo se lagati. I jedan i drugi oblik rada, dakako, imaju svoje prednosti i nedostatke. Maštate li tako o vraćanju u uredski način poslovanja, sjetite se samo svih onih raznih situacija kada ste barem malo poželjeli mir i tišinu. Duge pauze za ručak s omiljenim kolegama, iako znate što vas sve čeka s povratkom za radno mjesto, čudni razgovori s manje omiljenim kolegama u hodniku, dosadne diskusije o vremenskoj prognozi. U ovoj se novoj stvarnosti barem više ne morate nositi s ovim tipom izazova.

Radno se mjesto– sviđalo se to nama ili ne, promijenilo, ali kako bi se posao i dalje mogao normalno odvijati, potrebno je iznaći nove organizacijske modele. U moru sličnih, platforma Microsoft Teams isplivala je tijekom proteklog lock downa kao prvi i najbolji izbor mnogih menadžera. Evo zašto!

Odvojeni, a zajedno

Samo korištenje alata je vrlo intuitivno i zabavno. Platforma nudi razne mogućnosti te potiče kreativne procese kroz istraživanje svega što nudi. Pa ipak, krenimo redom. Putem Teamsa jednostavno stvorite virtualne timove. Oni mogu glasiti onako kako su glasili i u staroj stvarnosti. Svoje timove možete, recimo, podijeliti prema uzoru na odjele - računovodstvo, marketing, prodaja ili ih jednostavno nazovite prema aktivnim i budućim projektima. Budite kreativni, glavno da povežete kolege u zajednicu u kojoj su radili i prije.

Sučelje koje nudi Teams je sve što vam treba za jednostavan raspored i praćenje poslovanja na koje se svi zaposlenici mogu lako naviknuti bez prevelikih napora. A još je važnije, tranzicija, odnosno prelazak na Teamse, rješava se bezbolno i bez frustracija unutar tima. To je glavna karakteristika koja Teamse razlikuje od drugih sličnih aplikacija.

Transparentan rad

Ako preferirate transparentan rad i volite znati koliko je tko zaposlen bez da ga smetate nepotrebnim pitanjima, onda će vas transparentna podjela zadataka iznimno razveseliti. A još će sretniji biti vaš potencijalno poslom prekrcan kolega koji će se moći posvećeno baviti svojim zadatkom bez bespotrebnih upadica. Recentna istraživanja provedena nakon lock downa, naime, ukazuju na to kako je upravo nesvrsihodna komunikacija razlog pada produktivnosti unutar timova.

Ako bismo dobili zadatak za opisati Teamse jednom rečenicom to bi sigurno bila: Sve na jednome mjestu. Zašto? Pa osim spomenutih proizvoljnih podjela po timovima zahvaljujući filesima na jednom mjestu svi članovi tima imaju pristup istim dokumentima – time se smanjuje pretraživanje dokumenata na minimum. Dodatni plus je što se dokumenti mogu uređivati i vidljivo je tko je zadnji bio u dokumentu u kojem vremenu. Dodatna mogućnost je i upravljanje razinama pristupa. Pa tako možete odlučiti kome se može dati pristup dokumentu, a kome uskratiti, ovisno o osjetljivosti dokumenta. Sustav je iznimno pregledan, transparentan i jednostavan za uporabu.

Sastanci mogu biti zabavni

Chatovi su izuzetno zabavni za korištenje uz pregršt opcija dok je sazivanje sastanaka jedna od najboljih funkcija Teamsa. Riječ je o platformi koja može služiti za sastanke, ali i druženje nakon posla s kolegama. Svi zakazani online sastanci su lako vidljivi putem kalendara koji služi kao odlično mjesto za pregled nadolazećih aktivnosti.

Iako smo zagovaratelji transparentnosti svi mi želimo zadržati privatnost za sebe pa tako za vrijeme video sastanka i poziva možete zamutiti pozadinu ili odabrati neku od ponuđenih, tako da ostali članovi tima vide samo vas, a ne i vašu prostoriju za rad od kuće.

Imajte na umu još jednu stvar. Stručnjaci se slažu kako je za održanje produktivnosti i motivacije iznimno važno isplanirati svoje redovite pauze, kao i neobavezne razgovore s kolegama jer upravo to će neviđeno doprinijeti osjećaju „normale“. Ono klasično uredsko čavrljanje neophodan je dio poslovnog dana koji pruža zasluženi predah od stresa. Ljudi su ipak društvena bića. Oduvijek najbolje funkcioniramo kad radimo timski. Stoga iskoristite sve prednosti komunikacije koju Teamsi donose i ostanite povezani sa svojim ljudima!

I za kraj je važno još spomenuti i dodatak kojem se veselimo - notifikacije koje često služe kao virtualni asistent koji nam je ponekad svima potreban. Čim dođe do aktivnosti unutar radne grupe/chatu/pozivu/kalendaru, pojavi se notifikacija na smartphoneu ako imate aplikaciju na uređaju ili na računalu. Zahvaljujući tome uvijek znate što se događa s projektima u svakom trenutku što olakšava praćenje vašeg, ali i rada kolega.

No, kako god da radili – važno je reći kako su Teamsi odličan alat ne samo za rad na daljinu, nego i platforma koja odlično služi i za organizaciju posla.

Iz teorije u praksu

Ako vas još uvijek nismo uvjerili da Teamsi predstavljaju budućnost poslovanja, možda vas razuvjeri priča uglednog stručnjaka za uredsko poslovanje koji je čitav svoj tim, kao i njihove kompleksne radne procese prebacio na Teamse. Evo zašto Damjan Geber svojim klijentima preporuča upravo rad na Teamsima!

Mi smo već u koroni počeli raditi analize i pripremati se kamo ćemo se i hoćemo li se uopće vraćati. Tijekom korone smo istraživali i pronašli smo nekoliko različitih modela (ne)uredskog poslovanja. Shvatili smo da svaki odjel, svaki tim ima svoje potrebe i svoje benefite za rad od kuće ili iz ureda. Jedna od stvari koje smo uočili kad smo analizirali rad od kuće, i to tek pred kraj radionice, je zasićenost tehnologijom. Ljudi koji rade od doma nemaju prekid od tehnologije jer komuniciraju i rade na nekoliko uređaja i razina istovremeno. Kompjuter, telefon, mail, WhatsApp, privatno, poslovno. U uredu stalno to prekidaju fizički susreti s kolegama pa se to toliko ne osjeti.

Ali otkako smo svu svoju internu komunikaciju prebacili na Teamse, primjećujemo goleme napretke. Za početak, potpuno rasterećenje mailovima. Tu dodatno treba jasno definirati granice - što je mail, a što neka interna 'spika' koju se može plasirati kroz privatne kanale komunikacije. Informacije se, naime, u komunikacijskom kaosu imaju naviku gubiti pa tako čovjek više za dva dana ne zna je li neku važnu informaciju dobio putem maila, društvenih mreža ili poruke.Drugo što smo shvatili je da moramo definirati vrijeme održavanja video-sastanaka. Već nakon prvih par tjedana karantene smo, naime, shvatili da smo stalno na callovima i da nas to ubija.

Temeljem toga smo donijeli odluku da callovi mogu biti samo do 10 ujutro ili nakon četiri popodne – dakle, na početku ili na kraju radnog vremena kako bi između zapravo svatko mogao raditi svoj posao konstruktivno.Zatim na red dolazi planiranje – kad se održava koji call kako bismo mogli učinkovito i pripremljeno pričati o projektima, a ne gubiti vrijeme samo da bismo se gledali. Zato smo si sve callove strukturirali dva-tri tjedna unaprijed – imamo jasne rokove, raspored projekta i definirane agende tako da ne gubimo vrijeme. Otkako smo uveli te prakse ti isti callovi nam više ne traju sat vremena, nego 20 minuta. I sve se to može raditi, dogovarati i nadzirati preko Teamsa.

Aktivirajte Office 365 i/ili Microsoft 365 kod Hrvatskog Telekoma, a HT i tportal.hr vas časte s promotivnom medijskom kampanjom u vrijednosti od 50.000 kuna!

Želim da me kontaktira Hrvatski Telekom!!

Sve pravne osobe koji nisu korisnici usluga Office 365 i/ili Microsoft 365 kod Hrvatskog Telekoma, a koji se prijave putem ovog kontakt obrasca od 25.09. do 30.10. godine, a potom zaključno do 30.10. aktiviraju jednu od Office 365 i/ili Microsoft 365 usluga u HT-u uz ugovornu obvezu na 24 mjeseca te uz ugovoreni paket aktiviraju i jedan od paketa podrške (Start ili Premium) ostvaruju pravo na promotivnu kampanju na Tportalu medijske vrijednosti 50.000 kn bruto!

Cijena Office-a 365 uz ugovornu obvezu na 24 mjeseca već od 65,55 kn mjesečno + PDV, a cijena Start paketa već od 99 kn jednokratno + PDV.

Sve prijavljene sudionike kontaktirat će Hrvatski Telekom te ih informirati o detaljima za aktivaciju Office 365 i/ili Microsoft 365 usluga.

Uvjeti sudjelovanja