Vodite tim i sad ga iznenada morate organizirati virtualno i na daljinu?

Čuli smo se s voditeljem u jednoj domaćoj kompaniji koja je, kao i mnoge druge, silom prilika odjednom morala organizirati rad od kuće. Evo kako su oni u roku od nekoliko dana riješili izazove povezane s radom od kuće

Situacija u kojoj smo se zatekli natjerala je brojne veće i manje kompanije da svoje radne procese prilagode trenutku u vremenu u kojem živimo. Razgovarali smo s voditeljem u jednoj hrvatskoj kompaniji i pitali ga kako se on nosi s vođenjem ljudi i organizacijom ljudi u ovim izazovnim vremenima kada je dobar dio njih primoran raditi od kuće.

Ivan je marketinški stručnjak pod čijim se okriljem nalazi 20-ak zaposlenika. Kompanija u kojoj radi pred nešto više od dva tjedna zamijenila je svoje urede radom od doma, a u danima koji su uslijedili njegov je čitav tim svoje dnevne zadatke prebacio na Microsoft Teams.

Ispričao nam je kako je taj proces tekao, s kakvim su se izazovima susretali te kako se rad u Teamsima odrazio na produktivnost njegovih kolega.

Zašto ste organizaciju posla svog tima prebacili na Teamse?

Iskreno, cijela ova situacija oko koronavirusa nas je zatekla pomalo nespremne. Tim više što vodim dosta uigrani tim koji uvelike ovisi o izravnoj komunikaciji s kolegama u uredu. Odjednom smo se našli primorani raditi odvojeno i k tome još od doma.

Tražio sam najefikasniji način koji će nam omogućiti da ostanemo povezani, a da pritom ne dođe do kaosa u komunikaciji. Kad smo tek krenuli raditi dislocirano, komunikacija nam se, kao što možete pretpostaviti, raspršila na sve strane.

Zato sam si kao prvi zadatak postavio smanjiti šum u komunikacijskom kanalu. I tu su u priču upali Teamsi. Od kolega iz branše sam čuo da njihovi timovi uspješno rade na daljinu putem jedne aplikacije i pomislio da bismo i mi mogli pokušati.

Što je to Microsoft Teams i kako vam omogućuje da ostanete povezani.

Uvođenjem Teamsa smo drastično rasteretili telefonske pozive, WhatsApp poruke, mailove, Skype pingove. Microsoft je, naime, u Teamse ugradio chat opciju koja koristi sve one prednosti na koje su navikli svi koji su ikada koristili Skype. To nam je omogućilo fokusiranje komunikacije na jednome mjestu i značajno smanjenje ostalih oblika komunikacije.

Koja je bila Vaša uloga u tom procesu?

Prvo sam se samostalno bacio na istraživanje Teamsa. Jer, kako mogu od svojih kolega očekivati nešto što ni sam ne razumijem? Krenuo sam sustavno. Najprije sam u Teamsima stvorio nekoliko virtualnih timova koje sam podijelio prema projektima na kojima pojedini članovi rade.

Kako u Teamsima kreirati tim, dodati članove tima i slično.

Sučelje koje nudi Teams stvarno je dosta intuitivno pa smo se svi bez većih poteškoća jako brzo snašli. I kad kažem jako brzo, mislim jako brzo. Trebala su nam dva dana prilagodbe. A što je još važnije, tu smo tranziciju riješili prilično bezbolno i bez većih frustracija unutar tima. Mislim da je upravo to presudna karakteristika koja Teamse razlikuje od drugih sličnih aplikacija.

Kako je tekao proces prilagodbe? S kakvim ste se izazovima suočavali? Kako ste ih riješili?

Budimo iskreni. Ništa u životu ne ide baš glatko i to iz prve. Naravno da sam se i sam susreo s nekoliko izazova. Recimo, kako stvoriti nove radne navike, zatim je tu bio uobičajen otpor pojedinaca prema novom i nepoznatom procesu, o transparentnosti rada da ne govorimo.

I baš mi je tu posao uvelike olakšao Planner, alat unutar Teamsa pomoću kojeg sam kolegama dodijelio njihove osobne zadatke. Recimo, kolege vide što sve naš dizajner taj dan radi, koliko su njegovi zadaci hitni pa prema tome znaju mogu li ga dodatno opteretiti ili ne. Ukratko, tako smo riješili transparentnost. Svi na jednom mjestu vidimo na čemu netko radi, u kojoj je točno fazi neki određeni zadatak i to je već jako rasteretilo našu komunikaciju.

Isplanirajte rad tima pomoću Plannera, dodijelite zadatke i pratite napredak.

Kako su Teamsi poboljšali način rada vašeg tima?

Teamsi su u prvom redu promijenili način na koji komuniciramo. Komunikacija nam je postala brža i zabavnija. Unutar samih timova, recimo, postoje različiti komunikacijski kanali putem kojih ljudi mogu komunicirati – osobno, grupno, putem opcije za chat, putem poziva ili video-poziva.

Komunicirajte s ostalim članovima tima putem opcije za chat.

Kako bismo ublažili efekte ovog novog načina rada, uveli smo i praksu da se barem jednom dnevno svi nađemo u virtualnoj konferencijskoj dvorani gdje pričamo o tekućim stvarima. Vidimo se, razmijenimo koju šalu, trač. Ukratko, održavamo koliko god je to moguće povezanost na kakvu smo navikli u uredu. Sve u svemu, jako efikasno.

A možda i najveću prednost ovog procesa možemo pronaći u činjenici što smo uvođenjem Teamsa potaknuli sve one koji su se odupirali tehnološkim promjenama i izazovima da se na njih naviknu. Svi smo naučili jednu novu vještinu za koju vjerujem da je zaista budućnost. Siguran sam da će se neke dosadašnje paradigme vezane uz obavljanje posla uskoro promijeniti, da će rad od doma biti sve prihvaćeniji.

No, kako god da radili – važno je reći kako su Teamsi odličan alat ne samo za rad na daljinu, nego i koji će nam dobro doći za organizaciju posla kad se opet vratimo u urede.

Koje biste alate Teamsa istaknuli kao najkorisnije iz svoje pozicije voditelja?

Iskreno, teško mi je izdvojiti samo jedan od alata – ali Planner se možda ipak iz moje pozicije čini očitim izborom. Pomoću njega dosta efikasno upravljam svojim vremenom i zadacima, kao i onima svog tima. Štoviše, na jednom mjestu imam uvid u čitavu analitiku. Tako zaista mogu biti siguran da će sve biti obavljeno na vrijeme.

Osim toga, Planner mi omogućuje da i sam budem efikasniji voditelj. Brže uočavam tko se bolje snalazi u čemu i mogu pametnije raspodjeljivati radne zadatke. Ukratko, imam sve ljude virtualno pred sobom – znam što rade, na čemu rade i zašto to rade baš sada.

A dosta mi se sviđaju i notifikacije. Kao nekome tko vodi velik broj ljudi došle su mi zapravo kao virtualni asistent. Naime, što god da se dešava u radnoj grupi/chatu/pozivu/kalendaru u koji sam uključen, dobivam notifikacije. Ako nisam na računalu, ista dolazi na smartphone. Ako je hitno, mogu odmah reagirati. Znam što se događa s projektima u svakom trenutku.

Osim toga, ono što je u ovim okolnostima isto jako važno je paziti na vrijeme. Primijetio sam da većina nas mnogo dulje sjedi za kompjuterima. Teamsi mi omogućuju da se u svemu tome barem koliko-toliko mentalno rasteretim i opustim. Jer organizacija zaista jest pola posla, a mi smo zahvaljujući ovoj platformi vraški dobro organizirani.

OVIH DANA VAŽNO JE DA SMO POVEZANI
Više o načinu rada s Teamsima te Office 365 paketima pročitajte ovdje. Korisnicima svih vrsta Microsoft Office 365 paketa, Microsoft omogućava besplatnu aktivaciju Microsoft Teams licenci i njihovo besplatno korištenje do siječnja 2021. Za one koji nemaju Office 365 (a žele ga koristiti, kao i Teamse), mogu instalirati neki od Office 365 paketa uz 30 dana korištenja bez naknade.

Prijavite se na besplatni webinar o Microsoft Teams aplikaciji i saznajte kako možete ostvariti bolju povezanost s članovima tima, zajednički raditi na datotekama te održavati audio i video konferencije!