Radite u timu, navikli ste na open space i sad se iznenada morate organizirati virtualno?

Evo kako smo mi uspješno organizirali rad od kuće!

Jedno je jasno. Pogodila nas je kriza kakvu svijet ne pamti i život nam se, barem zasad, okrenuo naglavačke. Svakodnevica kakvu smo živjeli samo još pred koji tjedan postala je dio neke davne prošlosti. Zamijenio ju je potpuno nov i mnogima nerazumljiv modus operandi. Rad od kuće.

Komunikacija kakvu smo dosad prakticirali nedvojbeno se promijenila. Ostali smo bez prilike da skoknemo do kolege u susjedni odjel i na brzinu riješimo stvari. Umjesto toga, našli smo se u situaciji kad nam sva komunikacija ovisi o suvremenim tehnologijama.

Pa ipak, teško je ne priznati da je rad od kuće, u najmanju ruku, izazovan.

Izazovi s kojima se susrećemo

Neprestano zvone raznorazni komunikatori. Neki bi kolege samo malo popričali, drugi se javljaju jer im gori pod petama zbog dokumenta koji se izgubio u gomili mejlova. Inboksi od gomile pošte pucaju po šavovima.

Ako ste se prepoznali u gornjim recima, a budimo realni, svi se već tjednima nosimo s ovim izazovima, složit ćemo se da se različitim šumovima u komunikaciji, raspršenošću pozornosti na nekoliko izvora informacija i vođenja nekoliko taskova paralelno dovodimo u prilično nezgodnu situaciju. I ona nosi ime koje svi itekako dobro poznajemo – nervoza.

Jednostavno rješenje problema

Stoga je, bez obzira na to vodite li tim ljudi ili ste njegov član, organizacija rada u ovim novim i neočekivanim uvjetima imperativ za optimizaciju rada. Ohrabrujuća je činjenica ipak ta da neovisno o tome što više ne radimo fizički zajedno, na raspolaganju imamo mogućnost rada u iznimno praktičnim virtualnim uredima. Jednom od svakako najboljih i najomiljenijih na tržištu može se pribrojiti i Microsoftov alat Teams.

Jedan od najpopularnijih i najboljih digitalnih alata za rad od kuće – Microsoft Teams. (HT)

To, između ostaloga, potvrđuje i činjenica da ovih dana internetom kruže raznorazni priručnici o tome kako kreirati stimulativni kućni ured, odnosno koje aplikacije instalirati da bismo se brže i lakše snašli. Pogađate, Teamsi se nalazi u samom vrhu svake od tih lista, a ujedno su i jedna od trenutačno najinstaliranijih aplikacija. Dodatno, sa svih strana čujemo kako je sad najvažnije ostati povezan, organiziran i sabran.

Bez brige, ovo nije još jedan u nizu takvih tekstova. Svima nam već pomalo idu na živce. Ali uz Teamse, druge aplikacije naprosto ne trebate budući da je većina nas ionako naviknuta raditi s programima kao što su Word, Excel, PowerPoint, Outlook te brojni drugi. A kako je većina alata kojima ste se dosad služili kompatibilna ili već integrirana u Teamse, brzo ćete se snaći. Ne da smo u to sigurni, nego to možemo potvrditi na svom vlastitom primjeru.

Kako smo se mi prilagodili novim uvjetima rada

Jer, kao i većinu vas, i nas je ova novonastala situacija zatekla prilično nespremne. Prvih smo dana bezglavo pokušavali hvatati komunikacijske konce. Visjeli smo na telefonima, bdjeli nad mejlovima i grizli se po komunikatorima. Posao je više rasturao nas, nego što smo mi rasturali posao.

Rado bih sada rekao kako se s uvođenjem Teamsa sve u sekundi promijenilo, ali da je postalo značajno bolje – definitivno jest.

Teamsi omogućuje bolju suradnju i povezanost s kolegama koji rade na različitim lokacijama. (Microsoft)

U svega nekoliko dana naš je tim, koji broji nekoliko desetaka ljudi, savladao sustav dovoljno dobro da danas svatko od nas suvereno koristiti svaku od mogućnosti koje Teams nudi. A mogućnosti su nebrojene s obzirom na to da govorimo o platformi koja na jednom mjestu omogućuje kreiranje timova, pohranjivanje datoteka i velikih fajlova kojima mogu pristupiti članovi tima i na njima raditi, nesmetanu komunikaciju među članovima tima putem chat opcije nalik Skypeu (koja čuva cijeli history) ili video i konferencijskih poziva, podjelu i praćenje zadataka za članove tima, te mnogo toga drugog.

Kad se toliko stvari pobroji na jednom mjestu i još k tome bez popratnih primjera, dobar se dio informacija izgubi u bjelinama između riječi. Zato ću vam objasniti kako je točno izgledao moj proces prilagodbe na novi sustav.

Jako brzo smo se snašli

Na početku sam se bojao da se neću snaći. Nijedna promjena ne prolazi glatko, osobito kad govorimo o promjeni sistema na koji smo godinama naviknuti, ali okolnosti su se ionako toliko promijenile da nam nije preostalo drugo nego isprobati rješenje za koje nam je bilo rečeno da nam u radu od kuće može pomoći. Instalacija je prošla glatko.

Sve na jednom mjestu – dijelite velike datoteke s članovima tima te još mnogo toga. (Microsoft)

Zatim je uslijedio onaj „zahtjevniji“ dio. Navodnici koje ste sigurno uočili tu stoje samo zato što je proces prelaska na Teamse stvarno jednostavan i poprilično intuitivan. U roku od 15 minuta svladali smo osnove. Prvo smo se organizirali u grupe, odnosno timove. Zatim smo si raspodijelili zadatke. Što je bilo genijalno jer smo po prvi put svi imali točan pregled svih taskova koje obavljamo, što nas je spriječilo da se bombardiramo nepotrebnim uletima kad nam treba mir za koncentrirani rad.

Uz mogućnost planiranja online sastanaka, sazivanja video poziva i raznih opcija chatova osobno me ipak najviše oduševilo to što konačno ne moram više brinuti o zatrpanosti svog inboksa. Na jednom mjestu uživo svi imamo pristup istim dokumentima – tako smo smanjili traženje i komuniciranje gdje se što točno nalazi i tko je zadnji bio u dokumentu. Kao kreativcu koji odnedavna koordinira i radom manje grupe ljude, Teamsi su mi savršeno sjeli. Sustav je iznimno pregledan, transparentan i jednostavan za uporabu. Rekao bih intuitivan, ali neću se ponavljati. U svega tjedan dana postali smo znatno organiziraniji – kako na osobnoj razini, tako i timski – iako nismo bili fizički povezani.

Produktivniji smo i mnogo manje napeti. Sve što nam treba nalazi se na jednom mjestu i ne moramo se više hvatati preko tristo kanala da bismo do nečega što nam treba došli. Ukratko, rad u Teams sustavu omogućio nam je bezbolniji prelazak na rad od kuće. Bezbolniji jer navikavanje na izolaciju i sve što ona nosi još uvijek traje, ali to je sad drugi par rukava. Raditi nam je svakako lakše i zabavnije. A usput smo i mnogo, produktivniji i efikasniji, što nam omogućuje da se nakon uspješno obavljena posla lakše prebacimo u mode kada dom opet postaje dom te se možemo posvetiti svojim najmilijima.

OVIH DANA VAŽNO JE DA SMO POVEZANI
Više o načinu rada s Teamsima te Office 365 paketima pročitajte ovdje. Korisnicima svih vrsta Microsoft Office 365 paketa, Microsoft omogućava besplatnu aktivaciju Microsoft Teams licenci i njihovo besplatno korištenje do siječnja 2021. Za one koji nemaju Office 365 (a žele ga koristiti, kao i Teamse), mogu instalirati neki od Office 365 paketa uz 30 dana korištenja bez naknade.

Prijavite se na besplatni webinar o Microsoft Teams aplikaciji i saznajte kako možete ostvariti bolju povezanost s članovima tima, zajednički raditi na datotekama te održavati audio i video konferencije!